Características del oficio

Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.

Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:

• Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
• Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
• Lugar (puede ser opcional)
• Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
• Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
• Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
• Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
• Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
• Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
• Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
• Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.

Ejemplo de oficio

OFICIO NUM. 11 847 / 09 HB
CARACAS, VENEZUELA, 11 DE MARZO DE 2010

Señor Gerente de la Oficina Mayor Ejemplode y CIA:
Marcelo Ruival Gómez

Asunto: Denuncia privada por reiterados abusos de poder.
Referencia: 578 CSDHB534


A través de la presente quiero hacer llegar mi profunda molestia y queja personal por los graves hechos ocurridos el pasado día viernes 12 de julio en horario nocturno en las inmediaciones de la empresa, más precisamente en sus fondos cubiertos.

La seguridad de la empresa en cuestión se hizo presente y actuaron de forma incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se volvieron más tarde a aparecerse por el edificio de la empresa. Afortunadamente pasó por el lugar el Inspector Mayor de personal, que mediante su buena voluntad logró zanjar los problemas y convenció a los guardias a deponer sus negativas actitudes.

Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de videos con las grabaciones correspondientes.

Reciba un cordial saludo, atentamente

Dirección General Ejemplode.com y CIA
Marcelo Ortega y Venancio

Diagrama de comunicación organizacional

Descripción del diagrama
Después de saber que es la comunicación se hace mención que los elementos que la conforma son: 

Emisor: Es el que desea transmitir una idea o concepto y codifica la idea seleccionando símbolos con los cuales forma un mensaje.

Canal:Portador o vehículo de la comunicación que puede ser reporte formal o llamada telefónica o Correo electrónico.

Receptor: Decodifica los símbolos e interpreta el significado de los mensajes. 

Retroalimentacion: Cuando el receptor responde a la comunicación con un mensaje de retorno.

Estos son los elementos de la comunicación del mismo modo se dice que para que haya una comunicación se realiza el siguiente procesos.

1. Se identifica al emisor y el receptor.
2. Luego de ha ver identificado el emisor emite un mensaje.
3. Del cual dicho mensaje es codificado y enviado por un canal.
4. De la misma forma el canal identifique el mensaje.
5. Después de ello el canal descodifica el mensaje para que llegue al receptor. 
6. Para finalizar el receptor recibe el mensaje y le responde al emisor ocurriendo así un cambio de papeles de la misma forma se realiza el mismo proceso ocurriendo una retroalimentacion.

Y para finalizar este comentario acerca del procesos de comunicación y sus elementos se hace mención que cuando hay una comunicación existen interferencias que les conoce como ruido, el cual puede hacer que el mensaje no sea comprendido.

Comunicación no verbal

Elaboración de informe

Un informe escrito es una redacción en la cual se presenta el informe de una investigación, algún trabajo o cualquier otra actividad que requiera ser presentada para su evaluación. La información que se presenta en un informe escrito debe estar clara y ordenada conforme a criterios específicos para su mayor comprensión. La manera en como se puede ordenar la información de un escrito puede ser en capítulos concretos, orden cronológico o siguiendo objetivos específicos. No es difícil escribir un informe, solo se necesitan los conocimientos de redacción, saber cuales son las partes de un informe y seguir una serie de recomendaciones para que quede perfecto.

1.- El primer paso para la elaboración de un informe escrito es recopilar toda la información que se desea presentar y ordenarla para plasmarla en el texto de mejor forma. Este paso es muy importante porque permite estructurar la información para acomodarla mejor dentro del trabajo final.

2.- El siguiente paso es la elaboración de la portada del informe en la que se debe colocar el titulo del trabajo, nombre de quien lo escribió, institución a la que pertenece, fecha de entrega del informe, persona a la que va dirigido y otros datos que se consideren importantes.

3.- El siguiente paso es la elaboración de la introducción en la que se debe colocar de que trata el informe, cuales son los objetivos generales y cuales los objetivos específicos. Esta parte del informe es importante porque permite analizar los objetivos antes de ser presentados los resultados para evaluar mejor.

4.- El siguiente paso es la elaboración del contenido del informe donde se coloca la planeación, actividades realizadas y resultados obtenidos. Esta es la parte más importante de un informe y es a la que hay que darle una mayor cobertura ya que es el centro de todo el trabajo escrito.

5.- El siguiente paso es escribir las conclusiones a las que se llegaron, resultados obtenidos y el final del informe. Esta parte en conjunto con la introducción mostrarán si realmente se cumplió el objetivo del trabajo que se haya realizado.

6.- La última parte de un informe es la bibliografía y fuentes consultadas. Una bibliografía debe llevar todos los libros que se utilizaron colocando el titulo del libro, autor, año de edición, lugar de edición, editorial y en algunos casos el número de páginas.

7.- Para finalizar se debe colocar un índice con todas las partes del informe. Este puede ir al principio o al final del escrito.

Comunicación ascendente y descendete

Comunicación Descendente:

1.- Es el tipo de comunicación que se da cuando los niveles superiores de la organización transmiten uno o más mensajes a los niveles inferiores.

Esto quiere decir que por comunicación descendente no se entenderá exclusivamente aquella que se origina en la gerencia y terminas en los empleados, sino también y de manera muy importante, la que se origina en los niveles directivos y que fluye a la gerencia, ya que sin esta ultima, la primera no tendría ningún sentido.

2.- Este tipo de comunicación es la utilizada por los mandos superiores, la dirección, con el fin de mantener informados a los trabajadores. Puede discurrir desde el director general hasta el empleado de menor categoría, bien directamente, o a través de mandos intermedios. Con ella se controla la conducta de los subordinados al igual que se utiliza para regular el sistema de funcionamiento. Se trata de una información de poder. Su efectividad depende de lo extensa que sea la jerarquía de la empresa.

 


Comunicación ascendente: 

1.-Es aquella que se da cuando las personas de los niveles bajos emiten uno o más mensajes a los niveles superiores en la estructura organizacional, a través de canales formales e informales. Esta debe ser detallada y especifica (Hall, 1980).

2.- La comunicación ascendente se refiere a los mensajes que los empleados envían a sus administradores o a otros que ocupan puestos mas altos dentro de la organización.

Es el flujo de comunicación hacia arriba que surge de los niveles bajos de la empresa y su recorrido es justo lo contrario al descendente: nace en la base de los colaboradores y se dirige siguiendo diferentes caminos, en función de como estén organizados los canales formales de comunicación, hacia la alta dirección de la empresa.

 

Comunicación Organizacional

La comunicación organizacional consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una organización compleja. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo (por ejemplo, entre organizaciones).Si la organización es una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:

1. Operacionales, se refiere a tareas u operaciones.
2. Reglamentarios, órdenes e instrucciones.
3. Mantenimiento, relaciones públicas, captación y publicidad.

La comunicación organizacional también puede ser entendida como el proceso de producción, circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos.

La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicación organizacional. Así pues, la comunicación organizacional estudia las formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo. Hay diversos tipos de comunicación organización:

Debemos considerar respecto a esto que la comunicación organizacional es una actividad propia de todas las organizaciones, es una forma de gestión para el conocimiento y corrección de acciones que podría transgredir los sistemas productivos interviniendo directamente en interacción de la estructura organizacional.

La naturaleza de la comunicación en la organización, como dimensión deontológica se expresa en su esencia misma, es decir, la organización humana. Entendida como acto de ser de la comunicación social. Lo que conlleva necesariamente a la puesta en común de propósitos, objetivos, métodos, procesos, acciones y resultados del ente colectivo. Por su parte, la finalidad de la comunicación organizacional, como dimensión teleológica es el logro de la corporatividad, como unidad de la identidad colectiva, concebida como un sistema autónomo relacionado con el entorno propio de su dimensión