Exposiciones

Preparación de una reunión

Para poder preparar reuniones de una manera efectiva, tenemos que tener las herramientas y los conocimientos necesarios, siendo así que la reunión no sea aburridas, innecesarias o demasiado largas.
Se tiene que pensar cual es el objetivo de la reunión, decidir que se quiere hacer, como lo va a hacer y las personas adecuadas que se necesitan para lograrlo, una ves que se tenga el qué y el quién, lo demás es más fácil. Por lo general para hacer una reunión se debe de tener una buena razón para que hacerla, por ejemplo cuando se necesite entregar una información, convivir, tomar decisiones sobre algún tema y que se necesite tener a las personas que estarán en la reunión; no es conveniente juntarse cuando sean problemas personales que tengan que contarse cara a cara, cuando no hay tiempo para preparar la reunión. Una buena razón para poder hacer una reunión es para fortalecer vínculos con las amistades.

Siendo así es importante contemplar estos puntos, el propósito de la reunión tiene que ser los más claro posible, pensar y posteriormente fijar los objetivos de la reunión, quienes serán los líderes y sus asistentes, fijar cuando y donde sera la reunión para agendar y delegar responsabilidades.

Dirección de la reunión

La dirección de la reunión es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado.
Para poder dirigir adecuadamente una reunión se deben de seguir algunos pasos:
Inicie la reunión, en este paso se debe presentar, procurar que el grupo no se sienta incómodo, destacar cual es el asunto o problema a desarrollar y determinar los objetivos.

dirija y controle, en este punto se estimula la participación del público, utilizar preguntas y ayudas audiovisuales, no salirse del tema, resumir lo más que se pueda y hacer sentir cómodo al público.


Líderes


Caracteristicas de los lideres son las siguientes, para que puedan desempeñarse como debe de ser de cargo de líder:

1. Visionarios. Los buenos guías crean una imagen del futuro y definen dónde quieren llevar a sus organizaciones.
2. Son inspiradores. Los excelentes dirigentes son buenos oradores públicos y además, son carismáticos. Ellos en cada palabra y acción demuestran su pasión por lo que hacen.
3. Estratégicos. Los líderes estratégicos son claros y saben cómo manejar fácilmente las fortalezas y debilidades de sus propias compañías, así como sus oportunidades y amenazas externas.
4. Tácticos. Como empresarios, establecen los objetivos de sus negocios, se comprometen y orientan todas sus acciones para el cumplimiento efectivo de lo que quieren, a fin de obtener resultados de alta calidad.
5. Centrados. Saben establecer cuáles son sus prioridades y cómo deben ser llevadas a cabo.
6. Persuasivos. Atraen a que otras personas estén de acuerdo con ellos y con sus puntos de vista, a través de la lógica, la razón, la emoción y la fuerza de su personalidad.
7. Simpáticos. Son personas agradables y optimistas. Pueden tener cualquier profesión, pero saben reconocer las habilidades interpersonales adecuadamente.
8. Decisivos. Las personas que poseen gran liderazgo saben tomar decisiones correctas y con más rapidez.



Niveles de observación de grupos.

La tarea del observador en el trabajo con grupos, consiste en el registro de datos que permitan el planteamiento de hipótesis acerca del desarrollo del proceso de interacción de un grupo, en relación con sus objetivos, con las modalidades de abordaje de la tarea, con los obstáculos que se presentan en ella, con la resolución o no de esas dificultades, etc.

La función de observación, implica tanto la recolección de información como el análisis e interpretación de esos datos; esa lectura, desde un marco conceptual, referencial y operativo, facilita el seguimiento del proceso y ayuda a seleccionar y jerarquizar algunos datos en desmedro de otros. Esta función no es exclusiva del observador, sino que es realizada, también, por el coordinador del grupo, permitiendo al equipo la formulación de hipótesis y la toma de decisiones para el mejor desenvolvimiento del grupo.



Estrés.

El estrés es una consecuencia directa de la sociedad en la que vivimos, en la que cada día nos vemos sometidos a más exigencias y presiones a las que tarde o temprano no somos capaces de dar respuesta. Más que una enfermedad, el estrés es un estado de fatiga que se manifiesta a través de una serie de trastornos físicos y psicológicos.

El estrés se relaciona con las respuestas fisiológicas y psicológicas de un individuo ante los estímulos y demandas de su entorno social.

Aunque solemos asociar el concepto con el malestar, en una primera instancia el estrés se relaciona con los procesos de adaptación a las demandas del entorno. En una segunda instancia, cuando la persona es incapaz de dar respuesta a esas exigencias, estamos ante la definición habitual del estrés: un estado de fatiga física y psicológica provocada por exceso de trabajo, desórdenes emocionales o cuadros de ansiedad.
Causas
Las causas por las que una persona puede desarrollar estrés son diversas. Aunque ciertos sucesos vitales que afectan a la familia o el entorno social en que uno vive puede ser causa del estrés, sin duda el factor más habitual es la presión en el ámbito laboral.

Conflicto.

Conflicto como aspecto positivoLa habilidad para entender y diagnosticar correctamente el conflicto, viene a ser el primer paso en la administración del mismo.
En esencia el conflicto parece ser un "desacuerdo", "contradicción" o "incompatibilidad". Conflicto es cualquier situación en la cual hay incompatibilidad de: metas, pensamientos, o emociones, dentro o entre individuos o grupos que llevan una oposición.

Conflicto de Metas: es una situación en la cual un fin deseado o resultado preferido al parecer es incompatible.
Conflicto Cognoscitivo: es una situación en la cual las ideas o pensamiento son percibidos como incompatibles.
Conflicto Afectivo: es una situación en la cual los sentimientos o emociones son incompatibles, esto es, las personas literalmente llegan a enfurecerse o molestarse.

Conflicto como fuerza positiva
La creación y solución de conflicto conduce a solucionar constructivamente el problema. Lo cual puede causar que la gente busque nuevas formas de hacer las cosas. Conlleva innovación y cambio.


Conflicto como fuerza negativa
El conflicto puede afectar negativamente el aspecto psicológico de los empleados, si éste es severo, resultará en tensiones, ansiedad, ante las amenazas del conflicto sobre las metas personales.
Finalmente el conflicto puede acarrear profunda competencia donde la cooperación entre los empleados es necesaria, y que lógicamente conlleva a resultados negativos.

Niveles y fuentes de conflicto.

-Conflicto intrapersonal
Se presenta dentro del individuo y frecuentemente involucra alguna forma de conflicto en una meta o conflicto cognoscitivo.
Se pueden identificar tres tipos básicos de conflicto de metas:
Atracción-Atracción: ocurre cuando una persona es atraída simultáneamente por dos o mas metas, objetos o cursos de acción, siendo el logro de uno el abandono del otro.
Atracción-Evitación: ocurre cuando una persona es atraída y repelida simultáneamente por una misma meta, objeto o curso de acción.
Evitación-Evitación: ocurre cuando un individuo debe escoger entre dos o mas alternativas que tienen resultados negativos.


-Conflicto interpersonal


Involucra a dos o más individuos quienes se perciben a sí mismos en oposición uno a otro sobre resultados (metas) y/o actitudes, valores o conductas.

Competitiva Vs. Respuestas Cooperativas
Interés por la persona

Estilos de manejar el conflicto persona
Interés por los demás

El deseo de satisfacer sus propios intereses dependen del grado en el cual es asertivo en el lograr sus metas personales.
El deseo de satisfacer los intereses de otros depende del grado en el cual se es cooperativo.
Estas estresado.
Cualquier cosa que te haga sentir inquieto o incómodo es una fuente de estrés. El estrés y las crisis pueden afectar a cualquiera.Algunos ejemplos de cosas que pueden causar estrés son los siguientes:Divorcio o desempleo de los padres, muerte de un miembro de la familia, ruptura con la pareja, cambio a un nuevo instituto, ciudad o país, tener compañeros de clase que piensen que eres tonto o raro, ser acosado, tener un accidente, ser discriminado, tener demasiados deberes en el instituto y tener profesores que parece que no te entienden.

Ejemplo de carta circular

Ejemplo de carta comercial

Ejemplo de curriculum vitae

Características del informe

Se entiende como informe a un relato o exposición de datos que se establece en forma sistemática y ordenada, se realiza generalmente por escrito aunque también se expresa oralmente. Este documento o esta exposición suele ser requerida por instituciones o personas que requieren estar enterados de los proyectos o procesos, que son precisamente lo que expresan los informes.

Pueden estar acompañados de tablas, explicaciones, proyectos y demás documentos relacionados.

Los objetivos de los informes son muy variados, al igual que sus causas, por lo que se pueden presentar informes de:
Índole judicial
Índole estudiantil (tareas)
Índole escolar (procesos internos y tramites)
Índole particular
Índole empresarial (procesos internos y tramites)

Características del oficio

Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.

Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:

• Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
• Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
• Lugar (puede ser opcional)
• Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
• Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
• Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
• Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
• Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
• Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
• Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
• Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.

Ejemplo de oficio

OFICIO NUM. 11 847 / 09 HB
CARACAS, VENEZUELA, 11 DE MARZO DE 2010

Señor Gerente de la Oficina Mayor Ejemplode y CIA:
Marcelo Ruival Gómez

Asunto: Denuncia privada por reiterados abusos de poder.
Referencia: 578 CSDHB534


A través de la presente quiero hacer llegar mi profunda molestia y queja personal por los graves hechos ocurridos el pasado día viernes 12 de julio en horario nocturno en las inmediaciones de la empresa, más precisamente en sus fondos cubiertos.

La seguridad de la empresa en cuestión se hizo presente y actuaron de forma incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se volvieron más tarde a aparecerse por el edificio de la empresa. Afortunadamente pasó por el lugar el Inspector Mayor de personal, que mediante su buena voluntad logró zanjar los problemas y convenció a los guardias a deponer sus negativas actitudes.

Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de videos con las grabaciones correspondientes.

Reciba un cordial saludo, atentamente

Dirección General Ejemplode.com y CIA
Marcelo Ortega y Venancio

Diagrama de comunicación organizacional

Descripción del diagrama
Después de saber que es la comunicación se hace mención que los elementos que la conforma son: 

Emisor: Es el que desea transmitir una idea o concepto y codifica la idea seleccionando símbolos con los cuales forma un mensaje.

Canal:Portador o vehículo de la comunicación que puede ser reporte formal o llamada telefónica o Correo electrónico.

Receptor: Decodifica los símbolos e interpreta el significado de los mensajes. 

Retroalimentacion: Cuando el receptor responde a la comunicación con un mensaje de retorno.

Estos son los elementos de la comunicación del mismo modo se dice que para que haya una comunicación se realiza el siguiente procesos.

1. Se identifica al emisor y el receptor.
2. Luego de ha ver identificado el emisor emite un mensaje.
3. Del cual dicho mensaje es codificado y enviado por un canal.
4. De la misma forma el canal identifique el mensaje.
5. Después de ello el canal descodifica el mensaje para que llegue al receptor. 
6. Para finalizar el receptor recibe el mensaje y le responde al emisor ocurriendo así un cambio de papeles de la misma forma se realiza el mismo proceso ocurriendo una retroalimentacion.

Y para finalizar este comentario acerca del procesos de comunicación y sus elementos se hace mención que cuando hay una comunicación existen interferencias que les conoce como ruido, el cual puede hacer que el mensaje no sea comprendido.